El transporte de hidrocarburos es una actividad estratégica para Colombia. La movilización terrestre de combustibles líquidos, biocombustibles y otros productos derivados del petróleo requiere coordinación entre los diferentes actores de la cadena, controles documentales, seguridad operacional y cumplimiento de la normativa vigente.
De cara a 2027, las empresas vinculadas al transporte de combustibles deben prestar especial atención a la gestión digital de las guías de transporte, la trazabilidad de los despachos y la preparación de sus procesos operativos.
Uno de los cambios relevantes es la implementación del Sistema de Información de Guías Digitales (SIGDI), plataforma del Ministerio de Minas y Energía destinada a gestionar las guías digitales asociadas al transporte de estos productos.
1. SIGDI: un cambio importante en la gestión de las guías de transporte
El Sistema de Información de Guías Digitales, conocido como SIGDI, permite generar guías digitales para apoyar el seguimiento y control de las actividades de distribución, transporte y comercialización de combustibles líquidos.
Según la información publicada por el Ministerio de Minas y Energía a través de SICOM, los agentes de la cadena que aún no hayan completado su ingreso deben ejecutar el proceso de inscripción, habilitación y certificación a más tardar el 30 de enero de 2027. Además, el Ministerio informó que, a partir del 1 de febrero de 2027, los trámites relacionados con la expedición de guías de transporte de combustibles líquidos derivados del petróleo deberán gestionarse exclusivamente mediante SIGDI.
Por ello, las empresas involucradas deben verificar su situación ante la plataforma, revisar los usuarios autorizados y confirmar que sus procedimientos estén preparados para operar conforme al cronograma oficial.
¿Qué conviene revisar?
- El estado de inscripción, habilitación y certificación de la empresa, según corresponda a su papel en la cadena.
- La asignación de usuarios y permisos de acceso.
- Los procedimientos internos para solicitar, generar, consultar y verificar las guías.
- La coordinación entre despachadores, conductores, transportadores y demás actores involucrados.
- Los manuales, preguntas frecuentes e instrucciones vigentes de la plataforma.
La preparación anticipada ayuda a identificar dificultades de acceso, capacitación o coordinación antes de que afecten la operación.
2. ¿Qué normativa regula el transporte de hidrocarburos en Colombia?
El cumplimiento normativo es fundamental para las empresas que movilizan combustibles líquidos por carretera.
Decreto 1073 de 2015: contiene disposiciones del sector de Minas y Energía, incluidas las relacionadas con el transporte y la cadena de combustibles líquidos.
Resolución 40483 de 2023: adoptó el Sistema de Información de Guías Digitales (SIGDI) y establece disposiciones sobre su utilización.
Decreto 1079 de 2015: compila la normativa del sector Transporte. Incluye requisitos técnicos y de seguridad aplicables al transporte terrestre de mercancías peligrosas.
Estas normas deben leerse junto con sus modificaciones, disposiciones complementarias y las instrucciones oficiales que resulten aplicables a cada operación. No todas las obligaciones son idénticas para todos los participantes. Los requisitos concretos pueden depender del producto movilizado, el tipo de operación, la función que cumple cada empresa y las autorizaciones correspondientes.
3. Seguridad operacional en el transporte de combustibles
El transporte de combustibles exige controles que permitan prevenir incidentes durante la preparación, el cargue, el desplazamiento y la descarga. El Decreto 1079 de 2015 contempla disposiciones para el manejo y transporte por carretera de mercancías peligrosas, incluidas obligaciones relacionadas con las condiciones del vehículo, la identificación de la carga, la capacitación y la actuación del conductor.
En la operación diaria, las empresas pueden fortalecer sus controles mediante acciones como las siguientes:
- Realizar inspecciones preoperacionales de los vehículos y equipos.
- Verificar la documentación exigible antes de iniciar el viaje.
- Confirmar que los conductores tengan las capacitaciones y autorizaciones requeridas.
- Mantener los elementos de identificación y seguridad en condiciones adecuadas.
- Establecer protocolos de comunicación y respuesta ante incidentes.
- Registrar novedades, desviaciones y acciones correctivas.
La gestión preventiva debe integrarse a los procedimientos de la empresa y no limitarse a una revisión documental al momento del despacho.
4. Trazabilidad y control de los viajes
La trazabilidad permite conocer el estado de una operación desde su programación hasta la entrega del producto. Para una empresa transportadora de hidrocarburos, contar con información organizada puede facilitar la coordinación de vehículos, la verificación de documentos, el seguimiento de recorridos y la identificación de novedades.
Algunos controles que conviene evaluar son:
- Registro de la programación y asignación del vehículo.
- Verificación de la guía de transporte que corresponda a la operación.
- Seguimiento de los hitos de salida, tránsito y llegada.
- Gestión de alertas y novedades operativas.
- Registro de la entrega y cierre del servicio.
- Conservación de evidencias y documentos conforme a los procedimientos aplicables.
Las herramientas digitales pueden apoyar estos procesos, pero no sustituyen las obligaciones legales ni las verificaciones que deben realizar los responsables de la operación.
5. Lista de preparación para 2027
- Verificar SIGDI: confirmar si corresponde completar la inscripción, habilitación y certificación de la empresa.
- Revisar los accesos: validar usuarios, permisos y responsables de la gestión documental.
- Actualizar los procedimientos: ajustar las instrucciones internas de acuerdo con la normativa y las guías oficiales vigentes.
- Capacitar al personal: explicar los cambios a quienes intervienen en la programación, el despacho y la ejecución de los viajes.
- Revisar la documentación: establecer controles para verificar los documentos requeridos antes de iniciar cada operación.
- Evaluar la trazabilidad: identificar oportunidades para mejorar el seguimiento de los viajes y el registro de novedades.
- Consultar fuentes oficiales: verificar las actualizaciones regulatorias y las instrucciones del Ministerio de Minas y Energía.
Esta revisión debe adaptarse a las responsabilidades reales de cada empresa dentro de la cadena de hidrocarburos.
6. Tecnología y eficiencia en las operaciones de transporte
La digitalización puede facilitar la coordinación entre las áreas operativas, documentales y administrativas. Por ejemplo, un sistema de gestión puede centralizar información de los servicios, alertas, responsables y novedades, reduciendo la dependencia de registros dispersos.
En operaciones de transporte de hidrocarburos, la integración de información puede ayudar a mejorar la visibilidad de los viajes y la oportunidad con la que se atienden las novedades. Para aprovechar estos beneficios, es importante que las empresas definan procesos claros, responsabilidades y controles de calidad de los datos. La tecnología debe responder a las necesidades operativas y a los requisitos aplicables, no convertirse en un sistema paralelo que duplique tareas.
Conclusión
La preparación para 2027 representa una oportunidad para que las empresas vinculadas al transporte de hidrocarburos revisen su gestión documental, sus procedimientos de seguridad y sus mecanismos de trazabilidad.
El calendario anunciado para SIGDI hace especialmente importante verificar los accesos y los procesos relacionados con las guías digitales antes de las fechas establecidas por el Ministerio de Minas y Energía. La combinación de cumplimiento normativo, preparación del personal y control operacional contribuye a una gestión más organizada y a una mejor capacidad de respuesta ante las exigencias del sector.
En INLOP reconocemos la importancia de la coordinación, la trazabilidad y la mejora continua en las operaciones logísticas. Mantenerse informado y revisar oportunamente los procesos son pasos esenciales para afrontar los cambios del transporte en Colombia.
Fuentes oficiales para consulta
- Ministerio de Minas y Energía — Sistema de Información de Guías Digitales (SIGDI)
- SICOM — Ampliación del ingreso a SIGDI para agentes de la cadena
- Gestor Normativo de la CREG — Resolución 40483 de 2023
- Ministerio de Transporte — Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte
- Ministerio de Minas y Energía — Funcionamiento del sector de hidrocarburos: transporte terrestre
Nota: este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría jurídica. Antes de tomar decisiones operativas, consulte la normativa vigente y las instrucciones oficiales aplicables a su actividad.
